14 Ene El correo electrónico como herramienta de comunicación en el trabajo

Aunque el correo electrónico es una de las herramientas de comunicación más antiguas en el entorno laboral, continúa siendo uno de los canales más recomendados por especialistas en comunicación organizacional y recursos humanos. A más de seis décadas de su creación, el email mantiene un papel relevante en la gestión de la comunicación interna dentro de las empresas.

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De acuerdo con Iñaki de la Barrera, psicólogo organizacional y consultor en Recursos Humanos, el correo electrónico sigue siendo uno de los medios más eficaces para la comunicación corporativa. En un contexto donde la mensajería instantánea predomina tanto en el ámbito personal como laboral, el email permite estructurar mensajes, mantener un registro claro de las comunicaciones y reducir confusiones u omisiones. Además, deja constancia de la fecha de envío, los destinatarios y la recepción del mensaje, lo que contribuye a la transparencia y lo posiciona como un canal formal de comunicación.

Límites de la comunicación escrita en el entorno laboral

A pesar de sus ventajas, el correo electrónico no está exento de limitaciones. Al tratarse de un medio de comunicación escrita, requiere acuerdos claros entre empresas y colaboradores para evitar riesgos tanto laborales como relacionados con el bienestar de los trabajadores.

Jorge Gutiérrez Siles, psicoanalista y consultor senior en bienestar laboral, señala que la comunicación escrita transmite únicamente una parte del mensaje. De acuerdo con el especialista, este tipo de comunicación alcanza aproximadamente un 7% de profundidad, ya que excluye elementos clave como el tono de voz, el lenguaje corporal y otros factores que enriquecen la interacción humana.

Por esta razón, los especialistas coinciden en que no todos los mensajes deberían transmitirse por escrito. En algunos casos, una conversación presencial o una llamada pueden resultar más adecuadas, especialmente cuando el contenido del mensaje tiene un impacto emocional o sensible para el trabajador.

Acuerdos y uso estratégico del correo electrónico

Para que el correo electrónico sea una herramienta eficaz, es necesario que las organizaciones definan con claridad qué tipo de información se comunicará por esta vía y capaciten a los colaboradores en su uso adecuado. Sin una gestión adecuada, el correo puede convertirse en una fuente de distracción y pérdida de productividad.

Según datos de PagePersonnel, los trabajadores destinan alrededor del 35% de su tiempo laboral a enviar y recibir correos electrónicos, lo que refuerza la necesidad de establecer criterios claros para su utilización.

Correos electrónicos de la empresa hacia los trabajadores

Las comunicaciones corporativas enviadas por correo electrónico tienen como finalidad compartir información interna, coordinar actividades y mantener alineados a los equipos de trabajo. Para cumplir estos objetivos, el primer paso es definir con claridad el mensaje, así como el tono y el formato del correo.

De acuerdo con clasificaciones utilizadas por plataformas especializadas en email marketing y comunicación interna, los correos electrónicos pueden dividirse en distintas categorías según su propósito:

• Correos informativos, destinados a comunicar anuncios generales, cambios organizacionales, avances y logros internos.
• Correos de asignación de tareas, que detallan responsabilidades, fechas de entrega, convocatorias a reuniones y seguimiento de proyectos.
• Correos de colaboración, utilizados para coordinar actividades entre áreas, solicitar retroalimentación o difundir encuestas internas.
• Correos de reconocimiento y motivación, enfocados en destacar logros, celebrar fechas relevantes y fortalecer el compromiso de los colaboradores.

Recomendaciones para un uso eficaz del correo electrónico

Una gestión inadecuada del correo electrónico puede generar sobrecarga de información y afectar la productividad. Para evitarlo, especialistas recomiendan adoptar prácticas que permitan un uso más eficiente de la bandeja de entrada.

Entre las principales recomendaciones se encuentran tomar una decisión inmediata al abrir un correo —responderlo, archivarlo o programar su atención— y establecer horarios específicos para revisar y contestar mensajes. Esto ayuda a reducir interrupciones constantes y mejora la concentración en otras tareas.

Asimismo, el uso de carpetas permite mantener la bandeja de entrada organizada, reservándola únicamente para mensajes nuevos. Aprender a utilizar el buscador del servicio de correo electrónico facilita la localización de mensajes por fecha, asunto o destinatario, sin necesidad de revisar manualmente cada correo archivado.

Otra recomendación relevante es desactivar las notificaciones automáticas de correos nuevos durante periodos de trabajo enfocados, ya que estas alertas pueden generar distracciones similares a las provocadas por las aplicaciones de mensajería instantánea.

El correo electrónico en el contexto empresarial en México

A pesar de su antigüedad y utilidad, el uso del correo electrónico en México aún es limitado. De acuerdo con los Censos Económicos 2024 del Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI), sólo el 14.4% de las unidades económicas cuenta con correo electrónico.

Este panorama abre una oportunidad para que las empresas adopten el email como su canal oficial de comunicación interna, en sustitución o complemento de herramientas informales como WhatsApp y otros servicios de mensajería instantánea, fortaleciendo así la formalidad, trazabilidad y eficiencia en la comunicación laboral.

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Fuente: El Economista